Az előleg beérkezett, a közleményből nem derül ki, kié
Az online jelentkezés workshopra, tanfolyamra, csapatépítésre ott akad el, ahol a pénz mozog: díjbekérő megy ki, az utalás közleménye hiányos, a számla kézzel készül, és lemondáskor senki nem tudja, mennyi jár vissza. Mire figyelj, ha a jelentkezést, a fizetést és a számlát egy rendszerre bíznád.
- Írta
- Karner Kristóf — önálló fejlesztő, Budapest
- Frissítve
- 2026. november 7.
Hol akad el a kézi kör
A közlemény. Az utalásból kell kitalálni, ki fizetett. Ha a közlemény hiányzik, vagy a pénz más néven jön, mert a cég fizet a résztvevő helyett, a párosítás kézimunka, és könnyű elrontani.
A díjbekérő és a számla között. A díjbekérő nem számla: a befizetés után még ki kell állítani a valódi bizonylatot. Ha ez este, kötegben megy, előbb-utóbb valamelyik kimarad, és a jelentkező kéri számon.
A betelt alkalom. Ha a jelentkezés e-mailben jön, az utolsó helyre ketten is jelentkezhetnek. Az egyiknek el kell mondani, hogy mégsem fért be, és ha már utalt, vissza is kell utalni neki.
A csapatépítés. Egy cég tíz főre jelentkezik, egyetlen számlát kér a saját nevére, adószámmal, és a résztvevők neve csak később jön. Ez egy e-mailes körben több levélváltás.
A lemondás. Ha nincs leírt szabály, minden lemondás egyedi alku, a visszautalás pedig újabb kézimunka. A saját lemondási szabályod mellett a fogyasztót a 14 napos elállási jog is megilletheti; dátumhoz kötött szabadidős programnál ez alól kivétel van, tanfolyamnál nem mindig — ezt érdemes jogásszal megnézni.
Mire figyelj, ha rendszerre bíznád
- Alkalmak férőhellyel, és a betelt alkalom magától lezár.
- Jelentkezés egy vagy több főre, magánszemélyként vagy cégként, a számla adataival.
- Kártyás fizetés a jelentkezéskor, és utána rögtön számla, nem díjbekérő.
- Leírt lemondási szabály, és visszatérítéskor sztornó vagy helyesbítő számla.
- Visszaigazolás és emlékeztető a jelentkezőnek, résztvevőlista neked.
- Ki tárolja a jelentkezők adatait, és mikor törli őket.
- A saját domaineden fut-e, a honlapod kinézetével, és tesz-e sütit a látogatóra.
Előleg vagy teljes díj
A legegyszerűbb, ha a jelentkező a jelentkezéskor kifizeti a teljes díjat, és rögtön megkapja a számlát. Előleget sok helyen kérnek, de ez könyvelési kérdés is: ÁFA-s vállalkozásnál az előleg áfája már a befizetéskor esedékes, és ha cég fizeti, vagy a jelentkező kéri, előlegszámlát is kell adni; a végszámla aztán elszámolja az előleget. Ha a maradékot helyben fizetik, a végszámla a te pénztáradból vagy számlázódból jön, és a kettőnek egyeznie kell. Mielőtt online előleget kérsz, kérdezd meg a könyvelődet, hogyan számlázzátok.
Kész eszköz vagy saját
Jegyeladásra és jelentkezésre vannak kész, havidíjas vagy jutalékos szolgáltatások. Ha a fenti listából mindenre igen a válasz, és nem zavar, hogy a jelentkezés a szolgáltató oldalán és márkájával fut, jó választás lehet. A saját akkor éri meg, ha a te domaineden kell futnia, céges számlát is kell adnia, és a lemondási szabályodat pontosan kell követnie.
Amit én építek
Ilyen rendszert egyedi ajánlatként építek, felméréssel. Az alapja megvan: a saját időpontfoglalóm (megerősítés, emlékeztető, lemondás, visszaélés elleni védelem), és a kártyás fizetésből automatikusan kiállított magyar számla, amit más rendszereimben is használok. Hogyan készült a foglaló, az a Műhely-írásban áll, a fizetés és a számla összekötése pedig a számlázásról szóló írásban.
Ha workshopot, tanfolyamot vagy csapatépítést tartasz, írj egy emailt: hány alkalmad van havonta, hány helyre, és hogyan jelentkeznek hozzád. Ebből megmondom, mit lehet rendszerre bízni — akkor is, ha az egy kész eszköz. Ha inkább beszélnél, foglalj egy hívást: legfeljebb 30 perc Google Meeten, az első ingyenes.
kristof@kristofkarner.comKérdések a témáról
Hogyan köthető össze az online jelentkezés a fizetéssel és a számlázással?
Kártyás fizetéssel a jelentkezéskor, és a fizetés után automatikusan kiállított számlával. Így nincs díjbekérő és nincs közlemény-párosítás: a számla a fizetéssel együtt készül, a jelentkező adataival.
Kérhetek előleget online?
Igen, de ez könyvelési kérdés is: ÁFA-s vállalkozásnál az előleg áfája már a befizetéskor esedékes, és ha cég fizeti, vagy a jelentkező kéri, előlegszámlát is kell adni; a végszámla aztán elszámolja az előleget. Előbb a könyvelőddel egyeztesd, hogyan számlázzátok.
Hogyan jelentkezhet egy cég több főre?
Egy jó rendszerben egyetlen jelentkezéssel: a résztvevők számával és a cég számlázási adataival, adószámmal együtt. A résztvevők neve később is jöhet, a számla viszont egy, a cég nevére.
Mit tegyek, ha az utalás közleményéből nem derül ki, ki fizetett?
Kézzel az összeg, a dátum és a küldő neve alapján lehet párosítani, és ha ez sem elég, vissza kell kérdezni. Ha a fizetés a jelentkezéshez kötött, közlemény nem kell: a rendszer tudja, ki fizetett és mire.